Firmenarchive erstellen lassen

Ein sorgfältig geführtes Firmenarchiv bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile: Es beinhaltet spannende Fakten und Geschichten über Ihr Unternehmen. Diese eignen sich wiederum hervorragend als Marketinginstrument, um Stakeholder emotional anzusprechen. History-Marketing ist dazu das Stichwort.
In einem Unternehmen können sich jedoch sehr schnell Unmengen an Dokumenten stapeln. Dabei fällt es sehr oft schwer, den Überblick zu behalten. Es ist eine große Herausforderung, diese Datenmengen zu bewerten und zu selektieren. Oft fehlt dabei das nötige Gefühl, wertvolle und wichtige Unterlagen von weniger wichtigen zu unterscheiden. Unterstützung durch einen Profi ist dabei oft die beste Lösung.
Mit einer langjährigen Erfahrung archivieren die Experten von Pro Heraldica Ihre Unterlagen und Dokumente sorgfältig und verschaffen Ihnen den Durchblick. So werden wertvolle Dokumente sicher aufbewahrt, bleiben lange Jahre erhalten und stehen jederzeit zur Verwendung parat!

Unser Tipp: Geben Sie den Aufbau und die Pflege Ihres Unternehmensarchivs in die erfahrenen Hände von Pro Heraldica. Das sichert Ihnen einen optimalen Nutzen ohne aufwändigen Kosten- und Personalapparat

Nutzen des Archivs für das Unternehmen

WERTVOLLE GESCHICHTE

Die Geschichte eines Unternehmens stellt einen unschätzbaren Wert dar. Wir richten uns mit unserem Angebot an alle Unternehmen bzw. Unternehmer, die diesen Wert schätzen und erhalten wollen. Er beinhaltet den Stolz auf das Vergangene, auf die erlangten Erfolge, aber auch auf das was man aus Rückschlägen gelernt und geschlussfolgert hat. Es gibt viele große Firmen, die eigene Museen unterhalten, in denen sie ihre Firmengeschichte aufbereiten und der Öffentlichkeit zeigen. Das zeigt, wie wichtig die Firmengeschichte für die Unternehmen ist.

VERBORGENE SCHÄTZE

Oft können wir in Unternehmen ein strukturelles Problem erkennen: Viele Unternehmer denken, in den alten Unterlagen sei nichts „wichtiges“ und damit nichts, das es wert wäre, erhalten und aufbereitet zu werden. Bei unserer Arbeit stoßen wir aber immer wieder auf erstaunliche Dinge. So ist beispielsweise bei einer unserer Archivierungen gelungen, regionaltypische Fragen zu beantworten. Es wurden Unterlagen gefunden, aus denen hervorging, wie sich die örtlichen Unternehmer abgesprochen hatten, um Wasserrechte in der Region zu regeln.

KONSERVIERUNG VON WISSEN

Ein gut geführtes Firmenarchiv dient in erster Linie dem Wissenserhalt. Es stellt die nachhaltige Konservierung von angesammeltem Wissen eines Unternehmens sicher. Ein weiterer Hauptzweck des Firmenarchivs ist die Bereitstellung einer Datenbasis für das Wissensmanagement im Unternehmen. Das Wissen, das sich über Jahre und Jahrzehnte im Unternehmen angesammelt hat, dient als wichtige Quelle für die Identifikation mit dem Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, sich mit dem Erhalt und der Aufbereitung dieses Wissens auseinanderzusetzen.

So entsteht ein Firmenarchiv

Bei der Archivierung von Unterlagen ist viel Fingerspitzengefühl gefragt. Hier gilt es, die Spreu vom Weizen zu trennen und zu entscheiden, welche Unterlagen ins Archiv aufgenommen werden und welche nicht. Hier gibt es wie schon angedeutet kein Patentrezept. Es muss jeweils für den Einzelfall entschieden werden, ob bestimmte Unterlagen relevant sind oder nicht.

Bestandsaufnahme

Sichten. Bei der ersten Sichtung der Unterlagen in einem Unternehmen zeigt sich einem meist folgendes Bild: Ein Sammelsurium aus altem Schriftverkehr, Protokolle, Patente, Prospekte, Plakate, Presseartikel, Zeitungsausschnitte, Bilanzen, Geschäftsbücher, Akten, Urkunden, Kartons mit Werbematerial …

Meist finden wir die Unterlagen in einer Registratur, aber nicht erschlossen vor. Das bedeutet, dass eine Suche nach bestimmten Unterlagen sehr aufwändig ist.

Archivgröße. Jetzt beginnen wir mit unserer Arbeit, indem wir die Größe des Archivguts festzulegen. Wir sichten hier stichprobenartig die Unterlagen, die wir in Kisten, Ordnern oder verschnürten Bündeln vorfinden.

Zustand. Der Zustand des Archivguts ist ebenfalls wichtig für die Erstellung eines Angebots. Die Lagerung hinterlässt bei Dokumenten ihre Spuren. Schimmel, Rostfraß (durch Büroklammern oder Ösen), Wasserflecken oder Papierverfall durch unsachgemäßes Falten oder Verwenden von Prospekthüllen sind nur einige der Probleme, auf die wir immer wieder stoßen.

Angebot. Ist die Bestandsaufnahme abgeschlossen, erstellen wir ein Angebot für die Archivierung.

Wenn Sie sich entschließen, Ihre Archvierung von Pro Heraldica durchführen zu lassen, wird das Archivgut zu uns transportiert.

Sortieren. Hier beginnen unsere erfahrenen Archivare mit der Grobsichtung des Materials. Unsere Archivare sichten das Material und sortieren Dubletten aus. Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden und/oder nicht archiviert werden sollen, sortieren wir bei dieser Gelegenheit ebenfalls aus. Wir führen eine thematische Sortierung durch und separieren wichtige Unterlagen wie z.B. Bilanzen, Urkunden und Verträge.

Festlegung Archivstruktur

Jetzt wird eine Archivstruktur festgelegt. Diese ist für jede Archivierung anders und wird individuell an die Firma angepasst.

Erfassung Dokumente

Die Erfassung der Dokumente erfordert äußerste Sorgfalt. Jedes einzelne Dokument wird vorsichtig mit Leinenhandschuhen und Staubpinsel bearbeitet. Dabei werden Schadstellen am Dokument behandelt, Ösen und Büroklammern entfernt, Rost abgekehrt und die Dokumente in Jurismappen oder archivtaugliche Klarsichthüllen abgelegt.

Ablage in Archivschatullen

Die archivierten Dokumente werden päckchenweise in Archivschatullen abgelegt.

Der richtige Ort für das Firmenarchiv

Die Wahl des richtigen Platzes für ein Firmenarchiv ist enorm wichtig. Dabei gilt es sicherzustellen, dass es sich um einen trockenen Raum handelt. Ebenfalls sollte der Raum über eine Feuersicherung verfügen, um die wertvollen Archivalien im Brandfall zu schützen und zu erhalten.

Des weiteren empfehlen wir spezielle Regalsysteme für das Archiv. Die Entscheidung, ob das Archiv öffentlich zugänglich ist oder ob die Archivalien nur für bestimmte Personen zugänglich sind, liegt selbstverständlich bei Ihnen. Wir raten Ihnen aber, eine Person zu bestimmen, die dafür Sorge trägt, dass Ihre Archivalien vollständig bleiben.

Firmenarchiv von Böllinghaus Steel GmbH

Dauer der Archivierung

Die Dauer der Archivierung ist abhängig vom Umfang bzw. der Art der Archivalien. Es macht zum Beispiel einen enormen Unterschied, ob es sich um handschriftliche oder maschinengeschriebene Dokumente handelt.

Pro Heraldica übernimmt für Ihr Unternehmen sowohl den Aufbau als auch die systematische Pflege Ihres Unternehmensarchivs. Die digitale Aufbereitung von Findbüchern gehört ebenso selbstverständlich zum Dienstleistungsangebot wie die repräsentative äußere Gestaltung Ihres Archivs.

Mit vielen erfahrenen wissenschaftlichen Mitarbeitern in Stuttgart und einem dichten Netz von über 300 Experten weltweit ist Pro Heraldica bestens gerüstet, die hierfür erforderlichen, oft sehr sensiblen Forschungs- und Archivierungsaufgaben kompetent, effizient und mit dem notwendigen Einfühlungsvermögen auszuführen. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und die imagegerechte und zeitgemäße Umsetzung der erforderlichen unterschiedlichen Präsentationsformen gehört zu den anerkannten Fachgebieten von Pro Heraldica.

Der Aufbau und die kontinuierliche Pflege eines Firmenarchivs ist die Voraussetzung für die erfolgreiche Anwendung der unterschiedlichen Möglichkeiten von History Marketing. In einem Firmenarchiv mit elektronischem Findbuch katalogisiert und geordnet, werden Ihre Akten zu einer lebendigen Ressource für die Unternehmenskommunikation.